Multitasking - így birkózz meg vele!

Úgy érzed, hogy a multitasking óriási kihívás elé állít a mindennapokban? A hiba nem a te készülékedben van! 

Tévedés azt gondolni, hogy növeli a munka hatékonyságát, ha egyszerre több mindenbe fogsz bele. A pörgés illúziója mögött a valóság az, hogy a párhuzamosan, felváltva megoldott feladatok rendszerint lassabban készülnek el, mint az egymás után végzettek.

Ezzel együtt a legtöbb munkahelyen elkerülhetetlen, hogy a tennivalók néha halmozva, összekuszálódva érkezzenek meg az asztalodra. Viszont ha odafigyelsz, megoldhatod, hogy ilyen körülmények között is hatékonyan dolgozhass.

tervezés multitasking munkakörben

Multitasking magyarul - miről is van szó?

A multitasking fogalma a számítástechnikából ered. Arra utal, amikor egy operációs rendszer látszólag egyszerre több feladatot végez, valójában nagyon gyorsan vált a programszálak között. 

A kifejezést mára éppúgy használják az emberek által végzett munkákra is. Az olyan helyzeteket nevezik így, amikor egy beosztott egyszerre több, egymással nem szorosan összefüggő feladattal kénytelen foglalkozni.

De a multitasking jelentésébe belefér a maga módján az is, ha a chatelés, emailek olvasása vonja el a figyelmed munka közben, legyen szó közösségi médiáról vagy a szervezeten belüli üzenetváltásokról. Sőt, napjainkban a legtöbb munkaidő talán itt veszik kárba.

Jogos elvárás a multitasking képessége?

A vállalati kultúrában elvárás lett, hogy a beosztottak minél gyorsabban és nagyobb mennyiségben végezzék el a kiszabott feladatokat, ezen túl pedig mindig álljanak készen a beérkező újabb megkeresésekre. Alig találni olyan álláshirdetést, ahol az ideális jelölt jellemzői között ne szerepelne a több feladat egyidejű kezelésének képessége, területtől függetlenül.

A gond itt az, hogy a valódi multitasking egyszerűen nem létezik. Nem figyelhetünk egyszerre több irányba, csupán váltogathatjuk a figyelmünket. A folyamatos fókuszváltás pedig növeli a hibák, elnézések esélyét és lassítja is a munkát.

Így nem jut idő az elmélyülésre, ritka, hogy a dolgozóknak egyáltalán lehetőségük van néhány órán keresztül ugyanazzal foglalkozni. A stressz növekszik, a hatékonyság csökken, a koncentráció újra és újra megszakad.

Tömbösítés: így hozd ki a legtöbbet a helyzetből! 

A mai munkahelyek világában sajnos kevesen vannak, akik megengedhetik maguknak, hogy nemet mondjanak a folyamatos pörgésre, figyelemaprózásra. Ezzel együtt segíthetsz magadon az eredményes multitasking képességének elsajátításával.

Az első dolog, amire rá kell ébredned, hogy nincs rosszabb annál, mint ha a feladataidat rendszer nélkül, ömlesztve végzed. Például elkezdesz dolgozni, de ezt időről időre megszakítod egy telefon, e-mail vagy meeting kedvéért. Ilyenkor feleslegesen merülsz ki, anélkül, hogy a tennivalóid terén valódi haladás történne.

Ennek elkerülésére a legjobb módszer a feladatok tömbösítése.

Határozd meg előre, hogy mondjuk négy órát munkával töltesz, aztán egy órán át telefonokra és levelekre válaszolsz, az interneten böngészel. Ez után pedig kikapcsolod a telefont és két-három újabb óra koncentrált munka következik.

Ne hagyd, hogy váratlan, sürgős elintéznivalók felborítsák előre átgondolt menetrended. A tudatos időbeosztás a hatékony munka sarokköve, akkor is, ha csak a saját idődért felelsz.

A munkahelyeden esélytelen, hogy tömbösítve végezd a feladataidat és felőröl a multitasking? Nézz körül az állásajánlataink között, hátha találsz testhezállóbb munkalehetőséget!

megbeszélés közben gépelés

Mi a helyzet akkor, ha egyszerre több munkakörben is dolgozol?

A legnehezebb eset mind közül, amikor a betöltött feladatok annyira elkülönülnek egymástól, mintha nem is egy, hanem több állásod lenne egyszerre – ugyanannál a munkáltatónál.

Tipikus példa, amikor valaki egy személyben recepciós, asszisztens, pénzügyes és beszerző is egy cégnél. Kisebb vállalkozásoknál ez különösen jellemző.

Ezeket a problémákat a cégen belüli projektmenedzsment szintjén kell megoldani. Néhány fős csapat esetén nehéz elkerülni, de ügyelj rá, hogy ne vállald túl magad. Rajzold meg a határaid, tömbösíts, fektesd le előre, hogy mikor, miből mennyit veszel magadra.

A fókusz megtalálása otthoni munkavégzés esetén

Ha a munkádat otthonról végzed, a helyzeted egyszerre egyszerűbb és összetettebb. Szabadabban gazdálkodsz az időddel, viszont az időbeosztás terén nagyobb felelősség hárul rád, és a figyelmedet elterelő tényezők is más jellegűek lesznek.

Könnyen megtörténhet például, hogy az irodai és a házimunka összekeveredik, rosszabb esetben az utóbbi ürüggyé válik az előbbi halogatására. De az otthoni környezetben arra is nagyobb az esély, hogy a tévé, a netes böngészés vagy a zenehallgatás „elcsábítson” anélkül, hogy azt egyáltalán észrevennéd.

A fentebb leírtak a tömbösítésről és a tudatos tervezésről tehát duplán érvényesek az olyan helyzetekre, amikor legalább részben önmagad főnöke vagy. Ezen felül érdemes kiiktatnod a zavaró tényezőket (telefon, közösségi oldalak). Kanapén heverés helyett ülj asztalhoz és próbálj meg irodára emlékeztető környezetet kialakítani. Oszd be az órákat úgy, mintha munkahelyen lennél és amennyiben lehetséges, tartsd a kapcsolatot a kollégákkal. A multitasking elkerülése ilyenkor nem csak a munkában, hanem az életed többi területén is fontos.

Rá kell jönnöd, hogy az otthoni munka akármilyen hálás dolog, önfegyelem és szervezési készség nélkül nem fog menni. Az sem kizárt, hogy végül arra jutsz, ez a fajta felelősség nem neked való.

multitasking után pihenés

A multitasking kimerítő, töltődj utána, törődj magaddal!

Az álláskeresés során is belefuthatsz abba a helyzetbe, hogy telefonok és kiküldendő önéletrajzok között cikáznak a gondolataid. Hogy az álláskeresés folyamata egyszerűbb legyen, egy változatos kedvezményprogramot kínálunk mindenkinek, aki az e-mail címével regisztrál hozzánk: kedvezményes nyelvtanfolyam, EÜ és KRESZ vizsga, mobiltarifa, trambulinpark, barbershop… és további tanulási és kikapcsolódási lehetőségek várnak rád kedvezményes áron.

Ne hagyd, hogy a munkával kapcsolatos gondolatok, tennivalók minden idődet felemésszék. Szabd meg a saját határaid. Legyen meg az az idő, amikor a multitasking szünetel és csakis annak élsz, aminek Te szeretnél. Elmélyülve, örömmel. A minőségi énidő megélését követően a munkába is feltöltődve, több kedvvel térhetsz vissza.

Főállású munka